山西传媒学院采购管理办法

第一章  总 则

第一条 为规范学校采购活动，保证采购质量，提高资金使用效益，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《政府采购货物与服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）等相关法律法规和政策文件，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于学校各单位各部门采购货物、工程和服务的行为。

经发改委审批立项的工程及与工程有关的货物、服务项目，其有关程序和采购方式，依照《中华人民共和国招标投标法》相关规定执行。

第三条 本办法所称采购，是指学校以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣等。

第四条  本办法所称的集中采购目录和采购限额标准依据省财政厅按年度公布的《集中采购目录及采购限额标准》执行。

采购限额标准：货物、服务项目为50万元，工程项目为60万元。如上级文件采购限额标准发生变更，本办法中的执行标准随之调整。

第五条 学校采购工作遵循“谁采购、谁尽责、谁负责”和“公开、公平、公正”的原则进行。

第二章  组织机构及职责

第六条 学校采购工作实行“统一领导、采管分离、归口管理、分工负责”的管理体系。

第七条 学校成立采购工作领导小组，组长由分管国有资产管理工作的副校长担任，成员由学校办公室、纪检监察办公室、计划财务部、审计部、国有资产管理部等部门主要负责人组成。其主要职责是：

（一）在校行政领导下，负责学校采购管理工作，健全学校采购工作内控制度；

（二）研究学校采购工作中重要事项，协调解决采购工作中的问题；

（三）组织开展政府采购法律法规和业务培训；

（四）落实学校采购工作部署安排。

第八条  采购工作领导小组下设办公室，设在国有资产管理部，承担领导小组日常工作。其主要职责是：

（一）宣传、贯彻政府采购政策与招投标法律法规，拟定完善学校采购工作规章制度；

（二）负责指导校内各单位各部门开展采购活动；

（三）负责向上级主管部门申报政府采购计划；

（四）负责公开政府采购意向、确定采购组织形式和采购方式；

（五）负责招标代理机构的遴选、委托和管理；

（六）负责指导、监督采购项目的验收活动；

（七）负责采购工作的信息化建设；

（八）完成采购工作领导小组交办的其他工作。

第九条  学校相关职能部门在采购管理过程中的职责分工如下：

（一）学校办公室负责采购活动相关材料的用印和法务的协调；

（二）计划财务部负责采购预算编制与调整、经费来源和付款方式审核、采购资金支付及预算执行情况监督；

（三）国有资产管理部负责采购过程的指导与管理；

（四）审计部负责采购项目的审计监督，出具审计报告。

第十条  学校预算归口管理部门即为采购归口管理部门，其负责的采购项目范围如下：

（一）教务部负责教材、课程建设、招生、艺考等项目；

（二）学生部负责军训服等项目；

（三）保卫部负责监控设备，消防设备设施及维修维护，保安服务等项目；

（四）国有资产管理部负责办公设备、教学设备、办公家具、教学家具、周转房家具、办公耗材，办公设备维修维护、印刷服务、搬运服务等项目；

（五）后勤保障部负责建筑物和构筑物的修缮、维修及与工程建设有关的货物、服务（勘察、设计、监理等），水、电、暖、道路、地面等基础设施的维修维护，家具、木器、电梯、中央空调等设备设施的维修维护，校园绿化、生活服务设备和用品、车辆购置、体检、学生公寓家具和用品、医疗药品、食堂物品及相关用品（包括食堂餐桌椅、厨房设备用具等）、食堂主副食品原材料，公共卫生服务、物业管理服务、车辆维修和保养服务、通勤车服务、食堂及浴室管理服务等项目；

（六）基建部负责建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除工程及与工程建设有关的货物、服务（勘察、设计、监理）等项目；

（七）工会负责教职工福利等项目；

（八）人文学院负责体育设施、器械、器材、体育用品及维修维护等项目；

（九）图书馆负责图书设备、图书馆家具、图书、期刊、电子文献资源等项目；

（十）实践教学中心负责实验实训室设备和家具用具，教室、实验实训室设备维修维护及耗材等项目；

（十一）信息中心负责校园网络、信息安全、校园网站、校园一卡通、校园门禁、数据中心的软硬件设备设施及维修维护，监控、广播系统设备设施的维修维护，互联网接入服务、云计算服务等项目；

（十二）未明确归口管理部门的采购项目，由需求部门负责或由校长办公会指定相关部门负责。

第十一条 学校采购工作的执行主体为采购执行单位，其主要职责是：

（一）代表学校履行《政府采购法》规定的“采购人”职责，对采购项目负主体责任；

（二）负责采购计划的制定和采购资金的落实；

（三）负责采购需求（包括功能需求、技术规格、服务标准、验收要求等）的调研和确认；

（四）负责与采购代理机构签订采购委托代理协议；

（五）配合采购代理机构完成招标文件的准备和确认；

（六）负责推荐采购人代表和采购结果的确认；

（七）负责采购合同的起草、审查与签订；

（八）在学校法律顾问的协助下，负责采购质疑和投诉的答复；

（九）负责采购项目质量监控、履约验收、资产入库及办理付款手续；

（十）负责采购全过程相关资料的保存、整理、立卷与归档。

第十二条  采购执行单位的确定

（一）使用部门预算进行采购的项目，预算单位即为采购执行单位；

（二）实行归口管理的采购项目，归口管理部门即为采购执行单位；

（三）财政专项资金，按项目批复，申报部门即为采购执行单位；

（四）使用科研经费采购的项目，科研项目团队即为采购执行单位；

（五）校长办公会确定的项目，项目负责单位即为采购执行单位。

第十三条  采购人代表是学校在采购活动中依法授权的唯一代表，参与评审、发表意见和确认有关事项，采购人代表一般由采购执行单位的负责人或熟悉项目情况的人员担任，其主要职责是：

（一）作为评标专家小组成员之一，按照规定履行评标专家小组成员的职责和义务，并承担相关法律责任；

（二）在评审环节，对采购文件、采购需求等内容进行说明、解释；

（三）对采购过程及结果进行确认。

第十四条 学校法律顾问为学校采购工作提供专业法律服务，其主要职责是：

（一）在采购过程中对相关重大决策给予法律意见；

（二）协助国有资产管理部，确认单一来源及进口产品论证的合法性；

（三）协助采购执行单位，对采购代理协议、招标文件及采购合同进行合法合规审核；

（四）协助采购执行单位，处理询问、质疑及投诉等事宜。

第三章 采购组织形式

第十五条  采购组织形式分为政府采购和学校采购两种。

第十六条  政府采购是指学校使用财政性资金采购集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。政府采购分为集中采购和分散采购。集中采购目录内的项目，实行集中采购；集中采购目录外、采购限额标准以上的项目，实行分散采购。

（一）集中采购

集中采购目录内、采购限额标准以上的项目，委托山西省公共资源交易中心（山西省省级政府采购中心）组织实施；集中采购目录内、采购限额标准以下的项目，通过山西省政府采购电子卖场或框架协议采购。

（二）分散采购

委托采购代理机构按政府采购有关规定代理采购。

第十七条 学校采购是指使用财政性资金采购集中采购目录外、采购限额标准以下的货物、工程和服务或者使用非财政性资金采购货物、工程和服务的行为。学校采购分为统一采购、自主采购和紧急采购。预算金额10万元以上的项目，实行统一采购；预算金额10万元以下项目，实行自主采购；遇有突发紧急情况需采购的项目，实行紧急采购。

（一）统一采购

委托采购代理机构代理采购或经采购工作领导小组组长批准后由采购执行单位自行组织采购。

（二）自主采购

预算金额10万元以下的项目由采购执行单位自行组织采购。其中，预算金额3万元以下的项目，采购执行单位可以直接从供应商处进行采购。

（三）紧急采购

采购方式和程序依照《山西传媒学院紧急采购管理办法》执行。

第十八条 使用科研经费或者使用各类专项经费用于科研活动的采购，按照《山西传媒学院科研项目经费管理办法》《山西传媒学院横向科研项目经费管理办法》相关规定执行。

第十九条 涉密政府采购项目按照《涉密政府采购管理暂行办法》执行。涉密校内采购项目经学校保密工作委员会批准后，由采购执行单位自行组织采购。

第四章  采购方式

第二十条 采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价、电子卖场（框架协议采购）、谈判、询比、直接采购及政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。

第二十一条 采购货物、服务项目单项或批量采购预算金额达到400万元以上的，采用公开招标方式采购。

第二十二条 经发改委审批立项的工程及与工程有关的货物、服务项目，适用《中华人民共和国招标投标法》，采购方式按照批复的方式执行。

第二十三条 采购方式由国有资产管理部和采购执行单位共同确定。

第五章  采购需求

第二十四条 采购执行单位要在政府采购预算批复后、采购活动实施前，对采购项目的市场技术或服务水平等情况进行市场调研，科学、合理确定采购需求。

第二十五条 采购限额标准以上的项目，应当组织3人以上（单数）专家组成论证小组，进行采购需求论证。其中，预算金额500万元以上的采购项目论证意见要在中国政府采购网山西分网征求意见，征求意见期不少于1个工作日。采购限额标准以下的项目，由采购执行单位根据采购项目技术复杂情况，自行决定是否组织需求论证。

第二十六条 采购需求论证工作由国有资产管理部和采购执行单位组织或委托采购代理机构代为组织。

第二十七条 采购集中采购目录内或采购限额标准以上的进口产品，应当按照《政府采购进口产品管理办法》要求，进行进口产品采购论证，并报上级主管部门批准。论证专家由5人以上（单数）熟悉拟采购进口产品的非本单位专家组成，其中包括1名法律专家。

第二十八条 拟采用单一来源方式进行采购的项目，采购执行单位需提交单一来源采购申请和证明材料，并在采购活动开始前组织3人以上（单数）专家进行必要性论证。采购限额标准以上的单一来源项目，须在中国政府采购网山西分网公示，公示期不少于5个工作日。

第二十九条 预算金额1000万元以上的货物、服务采购项目，3000万元以上的工程采购项目，定制开发的信息化建设项目，采购进口产品的项目，在确定采购需求前，采购执行单位应通过咨询、论证、市场调研等方式开展需求调查，了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息，可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购，以及其他相关情况。

第六章  采购管理

第三十条 编制采购预算。采购需求部门应在年度部门预算编制中同步编列采购计划和采购预算，落实资金来源，原则上不得无预算或超预算采购。

第三十一条 提交采购申请。采购执行单位在学校采购预算下达后，确定采购需求，提交采购申请。年度预算文件中未列明项目名称的，须由采购执行单位分管校领导或业务分管校领导批准后执行。年度预算文件未下达前必须进行的采购项目，须经校长办公会或校长批准后执行。

第三十二条 公开采购意向。政府采购项目由采购执行单位在部门预算批复后及时报国有资产管理部，由国有资产管理部在中国政府采购网山西分网和学校网站公开采购意向，并按季度进行更新。政府采购项目的采购意向公开，原则上不得晚于采购活动开始前30日；非政府采购项目由国有资产管理部在学校网站公开。

第三十三条 上报采购计划。政府采购项目须由国有资产管理部在山西政府采购平台上报采购计划，经上级主管部门备案（核准）后方可执行。

第三十四条  开展招标活动。采购申请（计划）批准后，采购执行单位根据采购组织形式的不同，自行组织或者委托采购代理机构开展招标活动。

第三十五条 在一个财政年度内，任何单位和个人不得将应进行采购的项目不招标、化整为零或者以其他方式规避招标。不得将应当以公开招标方式采购的项目拆分，规避公开采购和政府采购监管。

第三十六条 学校采购工作严格实行回避制度。在采购活动中，采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的，可以申请其回避。

第三十七条  学校应通过制定采购需求标准、预留采购份额、价格评审优惠、优先采购等措施，实现节约能源、保护环境、支持创新、促进中小微企业发展等目标。

第七章  采购合同管理

第三十八条 学校与中标（成交）供应商应当在中标（成交）通知书发出之日起30日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。其中，按照校内自主采购方式采购、合同金额3万元以下的货物类项目可不签订采购合同。

第三十九条 采购合同的内容主要包括：当事人的名称、单位地址、标的、数量、质量、价款、付款方式、履行期限、收货地点和交货方式、售后服务承诺、违约责任、解决争议的方法以及签约代表、时间等条款。

第四十条 采购合同实行会审制度，分别由国有资产管理部、计划财务部、采购执行单位的主要负责人及法律顾问进行会审。其中，合同金额50万元以上的采购合同，需采购执行单位分管校领导审核。

第四十一条 所有合同须由学校法定代表人或其授权委托人代表学校签订。合同金额50万元以下的项目，授权采购执行单位主要负责人签字；50 万元以上的项目，授权采购执行单位分管校领导签字。未经授权，任何单位和个人不得擅自以学校或所属部门名义签订合同。

第四十二条 政府采购项目的采购合同自签订之日起7个工作日内，由国有资产管理部在山西政府采购平台备案公示。

第四十三条 合同金额10万元以上的项目，中标供应商须在“中标通知书”下达后、合同签订前，向学校缴纳合同金额5%的履约保证金。

第四十四条  政府采购合同履行中，采购执行单位需追加与合同标的相同的货物、工程或服务的，在不改变合同其他条款的前提下，由采购执行部门提出申请，经校长办公会批准后，可与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。

第八章  履约验收

第四十五条 为保障学校采购资金使用效率，监督中标（成交）供应商的履约情况，保证采购质量，对采购项目实行验收制度。

第四十六条 合同金额10万元以下的项目，采购执行单位自行组织验收；合同金额10万以上的项目，采购执行单位组织验收，国有资产管理部监督验收。验收程序按照《山西传媒学院采购项目验收管理办法》执行。

第四十七条 项目验收合格后，采购执行单位按照《山西传媒学院货物、服务采购项目审计管理暂行办法》《山西传媒学院基建工程项目审计管理办法》《山西传媒学院基建修缮工程项目审计管理办法》规定，提请审计部对项目进行审计并出具审计报告。

第四十八条 审计结束后，采购执行单位依据学校相关规定，办理入库和付款手续。

第九章 采购档案管理

第四十九条 采购档案是反映学校采购活动的重要记录。学校采购管理部门和采购执行单位在管理、组织实施采购项目活动中形成的文件材料，归入学校采购项目档案管理，保证档案资料的真实性、完整性。

第五十条 采购档案包括：项目立项依据、调研资料、需求论证报告、采购公告、采购文件、投标文件、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告、审计报告、质疑答复、投诉处理决定及其他相关的文件资料。

第五十一条 采购执行单位在项目验收完成后，需及时将采购全过程完整的文件资料整理、立卷、装订、编制目录，向国有资产管理部移交存档。

第十章  专家劳务报酬支付

第五十二条 学校在年度支出预算中，编制评审论证专家劳务费报酬预算。

第五十三条 评审论证专家劳务报酬支付范围和标准，参照山西省财政厅《关于印发政府采购评审专家劳务报酬支付标准暂行规定的通知》（晋财购〔2021〕24号)执行，如上级文件标准发生变动，学校的执行标准随之调整。

第十一章 质疑与投诉

第五十四条 供应商对采购活动事项有疑问的，可以书面形式向学校提出询问和质疑。

第五十五条 供应商认为采购文件、采购过程和中标、 成交结果使自己的权益受到损害的，可在知晓或者应知其权益受到损害之日起7个工作日内，以书面形式向学校提出质疑。

第五十六条 学校应在收到供应商的书面质疑后，责成采购执行单位在7个工作日内做出答复，并以书面形式答复质疑供应商。学校委托采购代理机构采购的，采购代理机构在委托授权范围内做出答复。

第五十七条 质疑供应商对学校、采购代理机构的答复不满意或者学校、采购代理机构未在规定时间内做出答复的，可在答复期满后15个工作日内向省财政厅提起投诉。

第十二章 监督检查与责任追究

第五十八条 学校相关职能部门应加强对采购活动的监督管理。学校纪检监察部门接受单位和个人对采购活动中违纪违法行为的投诉举报。如发现违法违纪行为，按照相关法律法规进行调查处理。

第五十九条 采购执行单位需按照学校重要事项报备管理办法，及时将采购项目向学校纪检监察部门报备，接受监督检查。

第六十条 参与学校采购活动的工作人员必须遵守国家法律法规和学校有关规章制度。对滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的，将依法依规给予党纪政纪处分；构成犯罪的依法追究刑事责任。

第六十一条 学校委托的采购代理机构，违反国家招标投标法等有关法律、法规，泄露与招标投标活动有关、应当保密的情况和资料，或者与投标人串通损害学校利益的，学校将按照有关法律法规，追究其法律责任。

第十三章  附 则

第六十二条 本办法所称的“以上”，包括本数；所称的“以下”，不包括本数。

第六十三条 本办法未尽事宜，参照相关法规政策执行；如国家出台新政策法规或上级部门有新规定的，按新规定执行。

第六十四条 本办法由国有资产管理部负责解释。

第六十五条 本办法自2023年1月1日起施行，原《山西传媒学院货物、服务及工程采购管理办法》（山传院发〔2021〕101号）同时废止。

附件：山西传媒学院采购工作流程图

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